Política de Privacidad

Última actualización: 30 de agosto de 2026

En OmnIA Reply, operado por OMNIA REPLY SAS, protegemos la privacidad de quienes usan nuestra plataforma y la de las personas cuyos datos tratamos por cuenta de nuestros clientes. Esta política explica qué datos recopilamos, con qué finalidad, con quién los compartimos y qué derechos te asisten.

1. Nuestro doble rol

OmnIA Reply trata datos personales en dos calidades distintas, y es importante distinguirlas:

• Como responsable del tratamiento, respecto de los datos de nuestros propios clientes y usuarios: la persona que crea una cuenta, los miembros de su equipo, la facturación y el uso de la plataforma.
• Como encargado del tratamiento, respecto de los datos que tratamos siguiendo instrucciones de nuestro cliente: reseñas de sus fichas de Google Business Profile, conversaciones de WhatsApp de su cuenta empresarial y los datos de las personas que interactúan con su negocio. En estos casos el responsable es el cliente, no nosotros.

2. Datos que recopilamos

2.1. Datos de cuenta y facturación

• Nombre, correo electrónico y foto de perfil, obtenidos de tu cuenta de Google al iniciar sesión.
• Nombre de la organización, rol asignado y miembros del equipo invitados.
• Datos de suscripción y pago, procesados por Stripe. No almacenamos números de tarjeta en nuestros sistemas.

2.2. Datos de Google Business Profile

• Información de las ubicaciones conectadas: nombre, dirección, categoría e identificadores.
• Reseñas: texto, calificación, nombre público del autor, fecha y respuestas publicadas.
• Tokens OAuth necesarios para acceder a la API en tu nombre.

2.3. Datos de WhatsApp Business Platform y Meta

Cuando conectás una cuenta de WhatsApp Business a OmnIA Reply, tratamos:

• Identificadores de tu cuenta empresarial de WhatsApp (WABA ID), del número de teléfono conectado (Phone Number ID) y el nombre para mostrar.
• Plantillas de mensaje, su estado de aprobación y sus métricas de entrega.
• Contenido y metadatos de los mensajes intercambiados a través de tu cuenta: texto, adjuntos, marcas de tiempo y estado de entrega.
• Números de teléfono y nombre de perfil de las personas que conversan con tu negocio.
• Tokens de acceso emitidos por Meta, almacenados cifrados.

2.4. Datos de uso

• Registros de acceso, dirección IP, tipo de navegador y acciones realizadas en la plataforma, con fines de seguridad y diagnóstico.

3. Para qué usamos tus datos

• Sincronizar y mostrar las reseñas de tus ubicaciones en un panel unificado.
• Analizar el sentimiento de cada reseña mediante inteligencia artificial.
• Generar borradores de respuesta y publicarlos cuando lo autorizás.
• Enviar y recibir mensajes de WhatsApp a través de tu cuenta empresarial, según la configuración que definas.
• Producir informes de competencia y análisis de voz del cliente.
• Crear tickets de soporte y sincronizarlos con tu CRM si lo conectás.
• Gestionar tu suscripción, facturación y soporte.
• Mantener la seguridad de la plataforma y prevenir el uso indebido.

No usamos tus datos ni los de tus clientes para publicidad, ni para entrenar modelos de inteligencia artificial propios o de terceros, ni los vendemos a nadie bajo ninguna circunstancia.

4. Uso de datos de Google

El uso que OmnIA Reply hace de la información recibida de las APIs de Google se ajusta a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de la API de Google, incluidos sus requisitos de uso limitado.

Accedemos a los datos de Google Business Profile única y exclusivamente para prestar el servicio contratado. El acceso se realiza mediante OAuth 2.0 con los permisos mínimos necesarios, y podés revocarlo en cualquier momento desde la configuración de permisos de tu cuenta de Google.

5. Uso de datos de la plataforma de Meta

Nuestro uso de los datos obtenidos a través de WhatsApp Business Platform se rige por las Condiciones de la Plataforma de Meta y la Política de Mensajes Empresariales de WhatsApp. En particular:

• Tratamos los datos de WhatsApp exclusivamente por cuenta y bajo instrucciones del cliente titular de la cuenta empresarial.
• No vendemos, alquilamos ni cedemos datos de la plataforma de Meta a intermediarios de datos, agregadores ni redes publicitarias.
• No usamos el contenido de los mensajes para segmentación publicitaria ni para construir perfiles ajenos a la prestación del servicio.
• No transferimos datos de la plataforma de Meta a terceros distintos de los subprocesadores listados en la sección 6.
• Al desconectar la cuenta de WhatsApp, eliminamos los tokens de acceso de forma inmediata y el resto de los datos asociados conforme a la sección 8.

6. Subprocesadores y terceros

Para prestar el servicio nos apoyamos en los siguientes proveedores, cada uno con acceso limitado a lo estrictamente necesario:

Proveedor	Finalidad	Datos tratados
Railway	Alojamiento del backend y la base de datos	Todos los datos de la plataforma
Vercel	Alojamiento de la aplicación web	Datos de sesión y registros de acceso
Google	Autenticación y API de Business Profile	Perfil de cuenta, reseñas, ubicaciones
Meta Platforms	WhatsApp Business Platform	Mensajes, números, identificadores de cuenta
DeepSeek	Análisis de sentimiento y generación de respuestas	Texto de reseñas y mensajes
Stripe	Procesamiento de pagos	Nombre, correo, datos de facturación
Resend	Envío de correo transaccional	Nombre y correo electrónico
HubSpot	Sincronización con CRM, si la activás	Contactos y tickets según tu configuración

Además de estos proveedores, podemos divulgar información cuando una autoridad competente lo exija legalmente, o cuando sea necesario para proteger nuestros derechos o la seguridad de las personas.

7. Transferencias internacionales

Nuestros proveedores operan servidores fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos y la Unión Europea. DeepSeek presta servicio desde la República Popular China.

Cuando la normativa aplicable lo exige, estas transferencias se amparan en cláusulas contractuales tipo u otros mecanismos de garantía adecuados suscritos con cada proveedor. Podés solicitarnos información sobre las garantías aplicables escribiendo a privacidad@omniareply.com.

8. Conservación y eliminación

Conservamos los datos mientras tu cuenta esté activa. Tras la cancelación o la solicitud de eliminación, los borramos de nuestros sistemas productivos en un plazo máximo de 30 días, y de las copias de seguridad en un plazo máximo de 90 días.

Los registros de facturación se conservan durante el período que exige la legislación tributaria colombiana, aun después de eliminar el resto de la cuenta.

Podés consultar el procedimiento detallado en nuestra página de eliminación de datos.

9. Seguridad

• Cifrado en tránsito mediante HTTPS en todos los servicios.
• Cifrado en reposo de los tokens de acceso de Google, Meta y HubSpot.
• Contraseñas almacenadas con funciones de hash de un solo sentido.
• Control de acceso por roles dentro de cada organización.
• Acceso restringido a la base de datos y registro de operaciones administrativas.

Ningún sistema es completamente invulnerable. Si detectamos una violación de seguridad que afecte a tus datos, te lo notificaremos y avisaremos a la autoridad competente en los plazos que marque la ley aplicable.

10. Tus derechos

Podés ejercer en cualquier momento los derechos de acceso, rectificación, actualización, supresión, oposición, limitación y portabilidad, así como revocar los consentimientos otorgados.

Escribinos a privacidad@omniareply.com desde el correo asociado a tu cuenta. Respondemos en un plazo máximo de 15 días hábiles. Si considerás que no atendimos correctamente tu solicitud, podés presentar una reclamación ante la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia o ante la autoridad de protección de datos de tu país de residencia.

11. Menores de edad

OmnIA Reply es un servicio dirigido a empresas. No está destinado a menores de 18 años y no recopilamos deliberadamente datos de menores. Si detectamos que lo hicimos, los eliminaremos.

12. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política. Ante cambios sustanciales te avisaremos por correo electrónico con al menos 15 días de antelación, y actualizaremos siempre la fecha del encabezado.

13. Contacto

OMNIA REPLY SAS · [DIRECCIÓN COMPLETA], Colombia
Privacidad: privacidad@omniareply.com
Asuntos legales: legal@omniareply.com
Soporte: soporte@omniareply.com